L'enregistrement des statuts d'une ASBL au tribunal de commerce de Bruxelles

18/05/2021

06.01 Vanessa Matz (cdH): Monsieur le ministre, j'aborde aujourd'hui la situation particulière de l'ASBL TPAMT, "Touche pas à ma pote", pour relayer une préoccupation plus générale.

En effet, par six fois depuis octobre 2020, cette ASBL a tenté de faire valider ses nouveaux statuts par le tribunal de commerce de Bruxelles, qui travaille à bureaux fermés. Bien entendu, tous les envois de courrier sont faits par recommandé - ce qui représente un budget important pour une petite ASBL telle que celle-ci. Lors du dernier courrier du tribunal de commerce de Bruxelles, l'administration relevait qu'il manquait la preuve du nouveau paiement, vu que le montant dont l'ASBL s'était acquittée en 2020 n'était plus d'actualité. Elle avait envoyé uniquement la preuve de paiement - qui est l'élément manquant.

Or il semble qu'elle aurait dû - encore une fois - adresser le dossier complet, accompagné de toutes les copies et de toutes les pièces que le tribunal de commerce de Bruxelles ne garderait pas entre chaque courrier.

Monsieur le ministre, vous savez que la mise à jour des statuts d'une ASBL est non seulement une obligation, mais qu'elle représente également un aspect crucial pour son bon fonctionnement.

Très souvent, les associations sont constituées de bénévoles, ne disposent pas forcément de beaucoup de temps à consacrer à l'administratif, tandis qu'elles ne peuvent engager qu'un budget modeste dans ce type de procédure.

Monsieur le ministre,

  • s'agit-il d'une situation exceptionnelle?
  • Selon vos informations, d'autres ASBL éprouvent-elles les mêmes difficultés?
  • Comment expliquer le manque de suivi entre les courriers?
  • Pourquoi ne pas leur offrir la possibilité d'envoyer les courriers et dossiers numériquement? En effet, cette mesure réduirait les coûts et le temps consacré à l'administratif, tout en permettant une meilleure traçabilité ainsi qu'un bon suivi des dossiers?
  • Envisagez-vous à l'avenir une simplification administrative pour les procédures que doivent suivre les ASBL?

06.02 Vincent Van Quickenborne, ministre: Madame Matz, je vous remercie pour votre intéressante question. Nous avons procédé à l'examen concret du dossier. Il est apparu que la demande de publication des statuts coordonnés par l'ASBL n'a jamais été introduite dans son intégralité, c'est-à-dire conformément à l'arrêté royal du 29 avril 2019, à la circulaire du 28 décembre 2007 et à la note de service 1bis établie par le président du tribunal en application de la législation.

Dès que cette irrégularité fut constatée, le dossier complet a été renvoyé au demandeur avec une demande de rectification puis renvoyé avec tous les documents. Il a fallu constater à plusieurs reprises que les documents présentés étaient incomplets. Pour des raisons pratiques, un système de suivi n'est pas envisageable pour le tribunal des entreprises de Bruxelles.

Le greffe de ce tribunal reçoit jusqu'à 200 demandes de publication par jour et ne dispose pas de l'espace de stockage nécessaire pour conserver toutes les demandes. Pour cette raison, les dossiers incomplets sont renvoyés dans leur intégralité avec la demande de compléter le dossier et de leur renvoyer ensuite avec tous les documents requis.

Les problèmes que cette association a rencontrés pour publier la version coordonnée de ses statuts sont donc dus au fait de ne pas avoir respecté les procédures administratives et de ne pas avoir renvoyé tous les documents demandés.

Je comprends tout à fait que cette façon de faire semble archaïque et ressemble à un labyrinthe administratif et kafkaïen et, de ce fait, j'ai demandé que l'on m'élabore le chemin de ce dossier. Heureusement, on va changer cela.

L'application e-greffe du SPF Justice permet à tous les citoyens de créer une ASBL en ligne. J'ai demandé explicitement de moderniser e-greffe pour permettre aux ASBL le dépôt numérique des modifications privées des statuts pour le grand public.

Actuellement, un dépôt numérique est déjà possible par l'intervention d'un notaire pour les modifications authentiques ou en passant par le VSDC (Vlaamse studie en documentatie centrum voor VZW's, soit le Centre flamand d'études et documentation pour les ASBL).

Cette association est autorisée, dans le cadre d'une phase pilote, à intervenir pour les modifications de statuts privés. Le but, c'est que d'ici l'été prochain, toutes les ASBL puissent aussi déposer leurs modifications privées. À ce moment-là, il n'est plus utile de transférer un dossier papier d'une partie à l'autre. Je vous prie de m'excuser pour ce labyrinthe administratif. Le problème sera résolu.

06.03 Vanessa Matz (cdH): Monsieur le ministre, je vous remercie de vous être penché sur cette situation particulière qui soulevait évidemment une question plus générale, étant donné que cela n'arrive évidemment pas qu'à eux.

Si je comprends bien, il est impossible pour le tribunal "d'entasser" les différents dossiers, vu le nombre de demandes qui lui sont adressées par jour. Il va de soi qu'une procédure électronique, telle que vous la suggérez, ou en tout cas l'extension d'une procédure électronique pour d'autres démarches administratives semble idéale en termes de coûts, d'efficacité et surtout de temps consacré à ce pour quoi ces ASBL sont dédiées.

Monsieur le ministre, vu avez évoqué une échéance à l'été prochain. Est-il question de l'été 2021 ou plutôt de l'été 2022?

06.04 Vincent Van Quickenborne, ministre: Il s'agit de l'été 2022.

06.05 Vanessa Matz (cdH): J'espère que cela pourra être mis en œuvre à ce moment-là. Je ne manquerai pas de leur signaler, pour ce qui concerne leurs dossiers actuels, qu'il faut déposer à chaque fois le dossier dans son ensemble. Il faut envoyer le dossier complet du premier coup et non pas envoyer des pièces séparément.

Comme vous l'avez dit, on se doute bien que ce n'est pas marrant pour des associations qui, la plupart du temps, travaillent avec des bénévoles. J'entends qu'il y a une volonté affichée et concrétisable à l'été 2022 de mettre en œuvre une procédure électronique. Je m'en réjouis.

 

Lien vers le compte rendu de la commission : SÉANCE PLÉNIÈRE (lachambre.be)

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